Erasmus Mundus and I : เตรียมเอกสารโน่นนี่นั่น สนุกจังเลย(หรอ??)

เฮ้ยยยยย!! ได้ทุนแล้ว.... แล้วไงต่ออ่ะ??

หลังจากที่โฟกัสแค่คำว่าได้ทุน กรี๊ดกร๊าดอยู่หลายวัน ตอนนี้เราก็ต้องมาดูขั้นตอนต่อไป นั่นก็คือเอกสารที่ทางหลักสูตรบอกให้เราส่งไปให้ ซึ่งทางจดหมายที่หลักสูตรส่งมาให้ มีการแจ้งคำเตือนเล็กๆด้วยว่า ให้รีบดำเนินการนะ เพราะบางขั้นตอนต้องใช้เวลานาน ทางหลักสูตรก็ให้เวลาเกือบสองเดือนในการส่งเอกสาร ก็ไม่รู้ว่าทุกหลักสูตรจะต้องส่งเอกสารเหมือนกันหรือเปล่า? แต่ในกรณีของเรา เอกสารสำคัญที่ต้องส่งก็จะมี

• A legalised original /or legalised original copy (AND certified translation if the document is not issued in English or German) of university diplomas.
• A legalised original copy (AND certified translation if the document is not issued in English or German) of official transcript of study results

เริ่มที่เอกสารสองฉบับนี้ก่อน พูดง่ายๆก็คือใบจบปริญญาตรีและใบเกรดนั่นแหละ ไม่ใช่เวอร์ชั่นถ่ายเอกสารนะ ต้องเป็นเวอร์ชั่นที่ขอจากมหาลัย แน่นอนว่าถ้าเอกสารที่เรามีไม่ใช่ภาษาอังกฤษหล่ะก็... ก็ต้องนำไปแปลซะก่อน ในกรณีของเรา เราไปเรียนที่ออสเตรียซึ่งใช้ภาษาเยอรมันเป็นภาษาราชการ เพราะฉะนั้นเอกสารใดๆที่ไม่ใช่ภาษาอังกฤษ จะต้องทำการแปลเป็นภาษาเยอรมันซะก่อน 

ส่วนขั้นตอนของการ Legalised เราก็ได้อ่านข้อกำหนดของการ legalization มา ประเทศไทยอยู่ในหมวดทีเรียกว่า Full diplomatic legalization มันหมายความว่า เอกสารจะต้องถูกรับรองจากสามหน่วยงานด้วยกัน

1. รับรองจากมหาวิทยาลัยของเรา : เอกสารที่เราขอมาจากมหาลัยเขาก็จะรับรองมาให้เรียบร้อยแล้ว เพราะฉะนั้นขั้นตอนนี้ก็จะไม่ได้ยากเย็นอะไร มั่นใจว่าทุกมหาลัยสามารถออกเอกสารเวอร์ชั่นภาษาอังกฤษได้แน่ๆ
2. รับรองจากกรมการกงสุลของประเทศไทย : ขั้นตอนนี้ง่ายๆเลย แค่เสียเวลานิดหน่อย เพราะเราต้องไปที่สถานกงสุลประเทศไทย เตรียมเอกสารที่ต้องการให้ทางกงสุลรับรอง เตรียมสำเนาบัตรประชาชน แล้วก็นำเอกสารไปที่แจ้งวัฒนะ ตึกเป็นสามเหลี่ยมๆ เดินขึ้นไปที่ชั้นสองแล้วก็เข้าแถวรอให้ทางเจ้าหน้าที่ตรวจเอกสารให้เรียบร้อย ทางเจ้าหน้าที่ก็จะยื่นเอกสารคำร้องมาให้กรอกข้อมูลที่จำเป็น ที่ต้องกรอกก็เช่น จะนำไปใช้ที่ประเทศไหน(ทางเจ้าหน้าที่จะแนะนำเองแหละ อีซี่ๆ) พอยื่นเสร็จเรียบร้อยก็รอเวลาจ่ายเงิน ปกติแล้วทางกงสุลจะใช้เวลาดำเนินการ 2 วันทำการ เช่น ในกรณีของเราไปยื่นวันอังคารวันพฤหัสก็ได้เอกสารแล้ว โดยเราสามารถเลือกได้ว่า จะมารับด้วยตัวเองหรือว่าจะส่งไปรษณีย์(ก็มีค่าใช้จ่ายเพิ่มเติม) กรณีนี้ก็จะจ่ายค่ารับรองใบละ 200 บาท แต่ถ้าจะเอาแบบด่วนๆ ก็ต้องไปยื่นแต่เช้า 8.00-12.00 และสามารถรอรับภายในวันนั้นได้เลย มีค่าบริการที่ใบละ 400 บาท ไปอ่านข้อมูลเพิ่มเติมที่นี่เลย ขั้นตอนการรับรองเอกสาร
3. รับรองจากสถานทูตออสเตรีย : ด่านสุดท้ายของการรับรองเอกสารคือ การไปที่สถานทูตออสเตรีย ซึ่งเราหาข้อมูลจากอินเตอร์เน็ตค่อนข้างยากเลย ไม่รู้ว่าต้องโทรจองเหมือนสถานทูตเยอรมันไหม หรืออะไรยังไง ก็เลยแก้ปัญหาด้วยการโทรไปหาสถานทูต ถามรายละเอียดเอาเองเลย ซึ่งขั้นตอนมันง่ายมากๆ เหมือนตอนไปที่กงสุลของประเทศไทยเลย ก็แค่นำเอกสารที่จะให้ทางสถานทูตรับรอง(ซึ่งต้องผ่านกงสุลก่อนนะ) และกำเงินไปแค่นั้นเอ๊งงงงง โดยที่มีค่าธรรมเนียมอยู่ที่ใบละ 40 ยูโร ย้ำ!! ใบละ 40 ยูโร รับรองสิบใบก็คูณไปนะคะ ซึ่งเรทเงินบาทก็จะคำนวณตามเรทปัจจุบันเลย ตอนเรารับรองเอกสารสองใบราคารวมก็ 3,040 บาทแค่นี้ก็น้ำตานองอาบสองแก้มแล้ววว ใช้เวลาดำเนินการ 2 วัน แต่...ต้องไปรับเอกสารคืนด้วยตัวเองนะ ไม่มีบริการไปรษณีย์ เพราะฉะนั้นใครบ้านไกลก็เตรียมใจหน่อยนะ สถานทูตออสเตรียตั้งอยู่ในอาคารคิวเฮ้าส์ ข้างๆสาทรซอย 1 เลย จะเห็น LH Bank ตัวอย่างใหญ่!! ขึ้นไปชั้น 18 ช่วงที่เราไปคิวน้อยมาก รอแค่ 2-3 คิวก็ได้ยื่นเอกสารแล้ว ส่วนใหญ่คนมาขอเอกสารก็จะเป็นเหล่าแม้บ้านออสเตรียที่มาคู่กันกับพ่อบ้านแหละจ้า มากันเป็นคู่ๆ ทั้งนั้นเลย ข้อมูลในเว็บสถานทูตตามนี้เลย การรับรองเอกสาร

เอกสารอันต่อไปเป็นเอกสารที่เราปวดกบาลมากที่สุด แล้วก็งงมากที่สุด นั่นก็คือ....

• 2 documents as proofs of your current residence: a residence / identity certificate or card (which indicates the current address of the candidate) and a letter from the candidate’s place of work, study or training, which also should indicate the current address of the candidate. Candidates that are currently unemployed might decide to obtain a certificate from the unemployment services. Please note that this last letter/document must not be older than one year.

เอกสารที่เรียกว่า proof of your residence ซึ่งทางหลักสูตรก็บอกมาค่อนข้างชัดเจนแหละว่าเอาบัตรประชาชนหรือทะเบียนบ้านไปแปลก็ได้ ไม่มีปัญหา แต่...ที่มันวุ่นวายก็เพราะว่า เราไม่อยากเอาเอกสารไปแปล เพราะมันต้องผ่านขั้นตอนการรับรองอีกสารพัด ไหนจะเสียเงินอีกกก(พูดง่ายๆว่า งกอ่ะแหละ) เราก็เลยเลือกที่จะไปขอ Certificate of residence จากทางกรมสรรพากร ซึ่งเรามีข้อสงสัยมากมาย ขั้นแรกก็เดินเข้าไปหาสรรพากรที่เขตแถวบ้านเลย ปรากฏว่าทางนั้นไม่รู้เรื่อง ไม่เคยออกเอกสารฉบับนี้ แล้วก็ให้เบอร์สรรพากรพื้นที่มา(จากใจนะ ตอนนี้ก็ยังไม่เข้าใจการแบ่งภาคส่วนของสรรพากร) เราก็ลองโทรไปหาปรากฏว่า ก็ไม่รู้เรื่อง ไม่เข้าใจเอกสารที่เราจะขออยู่ดี เราก็เงิบหนักมาก สุดท้ายเลยตัดสินใจโทรไปที่เบอร์ในเว็บไซต์ของสรรพากรเลย ระบบอัตโนมัติก็ไม่รู้จะกดเลือกอะไรดี ก็เลยกดไปมั่วๆ ก็มีการต่อสายหลายขั้นเหมือนกัน ถึงจะเจอคนที่สามารถให้ข้อมูลเราได้

สรุปคือ เราจะต้องเตรียมใบ ภ.ง.ด. 90 หรือ ภ.ง.ด. 91 และก็ใบเสร็จรับเงินค่าภาษีอากร(ใครยื่นออนไลน์ก็เข้าไปปริ้นได้จากเว็บของสรรพากรเลยนะ) แต่... เอกสารจะรับรองให้ตามปีในใบภ.ง.ด.เท่านั้น เช่นในกรณีเราที่ยังไม่ได้ยื่นภาษีในปี 2016 เราก็เลยต้องนำเอกสารจ่ายภาษีปี 2015 ไปยื่นและให้ทางสรรพากรออกใบรับรองในปี 2015 เท่านั้น(ซึ่งเราเมลไปถามทางหลักสูตร เขาก็โอเคกับเอกสารนะ เหมือนว่าแค่ต้องการพรูฟที่อยู่ของเราเฉยๆ เพราะเขาต้องให้เงินทุนค่าเดินทางตามระยะทางนั่นแหละ) เตรียมสำเนาบัตรประชาชนและพาสปอร์ตในกรณีที่ได้มีการเดินทางออกนอกประเทศในปีที่ต้องการให้รับรอง(แต่พกไปเผื่อเถอะ ของเราเขาก็เอาไปถ่ายหน้าวีซ่าเก็บไว้นะ ทั้งๆที่ปี2015 ไม่ได้ออกไปต่างประเทศเลย) รวมทั้งต้องโหลดเอกสารใบคำร้อง เรียกว่า ร.อ.01 กรอกเป็นภาษาอังกฤษให้เรียบร้อย รายละเอียดเพิ่มเติมที่นี่ฮะ Certificate of Residence แต่การขอเอกสารฉบับนี้นั้น ใช้เวลาขั้นต่ำ 15 วันจ้าาา ย้ำ!! ขั้นต่ำนะจ๊ะ หมายความว่า โอกาสเกินนั้น... ร้อยเปอร์เซนต์เลยแหละ เรารอเกือบเดือน โดยที่หลังจากครบ 15 วัน เราโทรจิกทุกวัน กะว่าเขาต้องรำคาญจนยอมทำให้อ่ะกว่าจะได้เอกสารนี้มา คือขอเอกสารนี้เป็นฉบับแรกเลยนะ แต่ได้เอกสารนี้เป็นฉบับสุดท้าย คือพอได้ปุ๊บก็ปิดซองส่งจดหมายได้เลยอ่ะ เพราะงั้นใครจะขอเอกสารฉบับนี้ เตรียมใจดีๆเลย..

ส่วนฉบับที่สองที่จะพรูฟที่อยู่เราได้ทางหลักสูตรอยากได้จดหมายจากที่ทำงานหรือไม่ก็ที่เรียนในปัจจุบัน เราก็ขอจาก CEO เรานี่แหละ ก็บอกพี่แกไปว่าขอ Letter of Employment แต่ขอให้มีการรับรองที่อยู่เราด้วย ทางพี่ CEO ก็งงใส่เราเลย พี่แกบอกว่าไม่มีสิทธิ์ที่จะไปรับรองที่อยู่ได้นะ ให้ไปถามมาดีๆก่อน เราก็เลยก๊อป requirement ไปให้พี่แกอ่านซะเลย พี่แกก็บอกว่ามันแปลกๆ แต่ก็เขียนจดหมายรับรองมาให้ในทันที ต้องกราบมา ณ ที่นี้ฮะ

• Proof of English proficiency: Original copies of English test results, certificates or diplomas

เอกสารอันต่อไปคือ..คะแนน IELTS(เราสอบไอเอลอ่ะ เลยรู้แค่ส่วนของไอเอล) เราต้องส่งตัวต้นฉบับไปให้ทางหลักสูตร ซึ่งเราสามารถขอได้จากสถาบันที่เราไปสอบโดยที่ทางสถาบันจะส่งไปที่มหาลัยให้เราเอง เราไม่มีสิทธิขอเอกสารผลสอบมาเก็บไว้กับตัวอีกฉบับนึงได้ แล้วก็ถ้าสอบ british council ก็ไปขอที่ british council นะ สนามสอบก็ต้องเป็นประเทศไทยด้วย เพราะตอนไปขอเอกสารเนี่ยพี่เขาเล่าให้ฟังว่า มีคนมาขอผิดสถาบันเยอะมาก แล้วถ้าจ่ายเงินไปแล้วก็เท่ากับเสียเงินฟรีเลยนะ

การขอเอกสารจากทาง British council ก็แค่ไปที่สยามตรงศูนย์หนังสือจุฬา(มันเป็นสาขาหลักอ่ะ เราเลยไปที่นี่) เข้าไปช่วง 9.00-17.00 ของทุกวันนะ ชัวร์สุดๆว่ามีบริการนี้อยู่ จากนั้นก็กดคิวขอผลสอบ ทางเจ้าหน้าที่ก็จะมีแฟ้มลิสมหาลัยมาให้ดูว่ามหาลัยไหนบ้างที่ทางสถาบันส่งให้ฟรี แน่นอนว่าไม่มีมหาลัยเราแน่นอน และปัญหาก็เกิดขึ้นอีกคือ ทางที่อยู่ที่หลักสูตรให้ส่งไปเนี่ย ระบุชื่อของ Coordinate Professor ซึ่งทาง British Council เขาส่งให้ทางมหาลัยเท่านั้น แต่เรามีจดหมายจากทางหลักสูตรเป็นหลักฐานว่าให้ส่งที่อยู่ และชื่อนี้จริงๆ พี่เขาก็ให้ส่งเมลล์เอกสารแนบไปให้ พี่เขาก็ปริ้นออกมาเป็นหลักฐานแนบไปด้วย เพราะไม่งั้นจะส่งไม่ได้ ทาง British Council ก็จะให้เราเลือกส่งจดหมายได้หลายรูปแบบ มีทั้งของไปรษณีย์ไทยซึ่งใช้เวลาสองอาทิตย์ และก็ของ UPS ใช้เวลาประมาณ 5 วัน แน่นอนว่าราคาก็ห่างกันหลายเท่าตัวเลย เราก็ไว้ใจทาง UPS มากกว่า ก็เลยเลือกทางนี้ค่าใช้จ่ายก็ 2,100 บาทถ้วน(แนะนำให้พกบัตรเครดิต เดบิตไปด้วยนะ บางทีไม่รับเงินสดนะจ๊ะ) จากนั้นก็ถ่ายรูป tracking no. ไว้เช็คในเว็บไซต์ UPS ได้เลย(แน่นอนว่าตอนนี้เช็คสถานะแล้วก็พบว่า ถึงทางมหาลัยแล้วเรียบร้อยยย ใช้เวลา 4 วันโดยประมาณ)


นอกนั้นก็จะเป็นเอกสารที่ไม่ได้ยากเย็นอีกต่อไปแล้ว เช่นพวก a signed copy of letter of motivation(ปริ้นท์แล้วก็เซ็นชื่อเราลงไปเท่านั้นแหละ), application form, letters of recommendation(ส่งตัวจริงไปเลยนะฮะ), Passport(อันนี้ทางหลักสูตรเราต้องการเวอร์ชั่นสีทุกหน้าของพาสปอร์ตเลย)

หลังจากเตรียมเอกสารทั้งหลายเรียบร้อยแล้วก็จัดการนำไปส่งได้เลย เราก็ใช้บริการของ DHL ซึ่งมีแบบส่งปกติกับส่งด่วน จากที่เอาที่อยู่ในเจ้าหน้าที่เช็คดู ปรากฏว่าไม่ว่าจะเลือกส่งด่วนหรือส่งปกติก็ถึงวันเดียวกัน เราก็เลยเลือกส่งแบบธรรมดารา ราคาสุทธิอยู่ที่ 1,280 บาท (ได้ลดราคาเพราะเครือข่ายโทรศัพท์ไปอีก 100 บาท ผมนี่ยิ้มเลย) ซึ่งเอกสารจะถึงในอีกสามวัน


ปล. ใครว่าเป็นเด็กทุนแล้วจะไม่เสียเงินหล่ะฮะ.....

13 MAR 2017 เอกสารถึงมหาลัยเรียบร้อยแล้วหล่ะ ;))